Prêt à envoyer votre première facture? C’est très facile à faire.
Il existe quelques façons de créer une facture, mais vous devez d’abord choisir le client que vous souhaitez facturer.
1. À la gauche de votre écran, sélectionnez Clients ➤ liste.
2. Vous pouvez utiliser notre fonction recherche pour localiser le nom du client.
3. Cliquez sur le nom du client ou sur le crayon dans la colonne ACTIONS.
4. Une fois dans le dossier du client, vous êtes prêts à créer une facture.
5. Cliquez sur Ajouter Facture.
1. À la gauche de votre écran, sélectionnez Factures ➤ Ajouter
2. Un champ de recherche vous sera présenté.
3. Cliquez à l’intérieur du champ et une liste des récents clients apparaîtra. Commencez à saisir le nom ou l’ID de votre client.
4. Si le nom de votre client apparaît, sélectionnez-le. Sinon, vous pouvez créer un nouveau client en cliquant sur « Ajouter un client » dans le menu déroulant.
Maintenant que votre client a été sélectionné, vous pouvez ajouter les détails de la facture. Si vous avez un système comptable ou un système de gestion de courtage (BMS), assurez-vous que les informations sur votre facture correspondent à celles dans votre système.
Indiquez votre numéro de facture. Le facture # devrait être unique.
Définissez la date d’émission et la date d’échéance.
Définissez la période de facturation si nécessaire.
Dans la description, inscrire les informations correspondantes.
Définissez les taxes
Déterminez qui va payer les frais de transactions
Il est maintenant temps de déterminer qui doit payer les frais de transactions reliés aux paiements. Il s’agit d’une caractéristique très importante de la plateforme SimplePin puisque cela vous permet de déterminer qui devra assumer ces frais; vos clients, vous ou un partage égal entre les deux. Vous pouvez configurer ces paramètres de façon automatique.
Sélectionner Carte de Crédit
Spécifiez qui doit payer les frais SimplePin pour les cartes de crédit / débit : le client, l’entreprise ou un partage 50/50. Les frais sont de l’ordre de 2.9% du montant total de la facture en plus de 0.30$ par transaction.
Sélectionner Compte Bancaire
Spécifiez qui doit payer les frais SimplePin pour les paiements par le compte bancaire : le client, l’entreprise ou un partage 50/50. Les frais de 2.99$ par transaction, un montant fixe.
Vous avez également l’option d’ajouter un commentaire dans le champ à cet effet qui sera visible par votre client.
C’est tout! Si vous n’êtes pas tout à fait prêts à envoyer votre facture, enregistrez-la en tant que brouillon et revenez-y au moment qui vous conviendra. C’est comme envoyer un courriel.
Lorsque la facture est générée, nous créons un lien de paiement unique. Cela peut être transmis à votre client via différentes façons.
Option 1. Envoyez un lien de paiement via courriel utilisant SimplePin.
Cliquez simplement sur le bouton Envoyer et nous enverrons nous-même le lien de paiement pour vous. Après que vous aurez cliqué sur Envoyer, vous serez redirigé vers une liste de vos factures où votre nouvelle facture apparaîtra alors avec un statut « ENVOYÉ ».
Option 2. Créer un lien de paiement et envoyez-le vous-mêmes par courriel.
Disons que vous souhaitez inclure la facture dans un courriel plus complet (avec des pièces jointes par exemple) directement de votre compte de courriel. Suivez ces étapes :
Notez qu’à cette étape, la facture est verrouillée pour prévenir toute modification et si vous revenez à votre liste de factures, le statut affichera « Lien ».
N’oubliez-pas d’envoyer votre courriel avec le lien de paiement.
Option 3. Lien de paiement via code QR
Vous avez également la possibilité d’ajouter un code QR à une facture papier. Cela permet à vos clients de le numériser à partir de leurs appareils mobiles et de payer immédiatement. Le code QR est très pratique si vous envoyez des factures papier à vos clients. Le processus de création d’un code QR est exactement le même que la création d’un lien. Vous pouvez créer le code QR lors de la création du lien ou vous pouvez générer un code QR sur une facture existante.
Option 4. Code d’activation de la facture pour votre facture papier
Tous les clients ne sont pas numérisés. Certains n’ont même pas de courriel. SimplePin vous offre une fonctionnalité facile à utiliser qui vous aidera déplacer vos clients vers le monde numérique. Cela est fait en fournissant au client un lien de paiement générique (par exemple simplepin.com/paiement) et un code de facture unique (DF5R-3K68) qui peut être imprimé sur une facture papier. Le processus de création d’un code de paiement est exactement le même que la création d’un lien; vous pouvez générer un code lors de la création du lien ou vous pouvez générer le code sur une facture existante.
Maintenant que votre lien de paiement est parti, voyons ce qu’il se passe lorsqu’un client paie votre facture.
Vous voulez en savoir davantage sur SimplePin? Composez notre numéro sans frais : 1 800 727-4136. Vous pouvez également nous envoyer un courriel à info@simplepin.com ou nous contacter via notre site web à simplepin/contact-us ou demander une démo avec l’un de nos spécialistes.